Ettevõtte dokumentide säilitamine
Ettevõtte dokumentide säilitamine
Olen likvideerimas enda väikest üheinimese ettevõtet Eestis välismaale kolimise tõttu. Mis nõuded on dokumentide säilitamise kohta ? Kas dokumentid peavad jääma Eestisse ? Kas dokumendi hoidja võib olla eraisik kellel alaline elukoht Eestis ? Või peab olema ametlik arhiiviasutus ? Raamatupidamise dokumentide hoidmise aeg 7 aastat ? Töölepingut 10 aastat ? Kui osa dokumentidest on digitaalsel kujul, kas siis säilitamine sobib näiteks mälupulgal ?
Osaühingu dokumendid annavad äriseadustiku regulatsiooni kohaselt likvideerijad hoiule likvideerijale, arhiivipidajale või muule usaldusväärsele isikule. Kui likvideerijad dokumentide hoidjat määranud ei ole, määrab selle vajaduse korral kohus. Dokumente hoitakse Eestis. Dokumentide hoidja nimi, elu- või asukoht, isiku- või registrikood ja elektronposti aadress kantakse äriregistrisse likvideerijate avalduse alusel. Dokumentide säilitamise tähtajad sisalduvad raamatupidamise seaduses. Seaduses ei ole otsesõnu sätestatud, kas dokumente võib hoida mälupulgal või tuleb kasutada mõnda muud lahendust. Oluline on, et säilitatavate elektrooniliste dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.