Avaliku dokumendi kasutamiseks välisriigis, kes ei ole ühinenud Haagi konventsiooniga ehk kus ei kehti apostilliga kinnitamine, ja millega Eesti ei ole sõlminud õigusabilepingut, tuleb dokument legaliseerida. Legaliseerimine on keerulisem protseduur. Dokument esitatakse oma riigi pädevale ametiasutusele, kelleks on Välisministeeriumi konsulaarosakond või välisesindus, kes kontrollib dokumendi õigsust ja edastab selle siis teise riigi pädevale ametiasutusele, kelleks on välisriigi välisesindus või välisministeerium.

Apostillimisele ei kuulu:

1. avalik dokument, mida soovitakse kasutada riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu.

Õigusabilepingud leiate järgmiste Riigiteataja linkide kaudu:
Leedu, Läti 
Venemaa 
Ukraina 
Poola 

Enne dokumendi apostillimise taotlemist on soovitatav välja selgitada, kas välisriigi asutus aktsepteerib ainult apostillitava dokumendi originaali või piisab ka ärakirjast. Üldjuhul kinnitatakse apostilliga dokumendi originaal, eriti ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul (nt abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis vm) kinnitatakse apostilliga vaid originaaldokument.

Dokumendi apostilliga kinnitamiseks tuleb notarile esitada isiklikult või posti teel kirjalik taotlus ja apostillimist vajav dokument. Notar väljastab apostillitud dokumendi viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. Taotlus võetakse menetlusse, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument. Kui taotleja soovib apostillitud dokumendi tagasisaatmist postiga, edastatakse see koos lisadega tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil. 

Apostilliga kinnitamise õigus on Eestis notaritel. Notar ei või apostilliga kinnitada enda tõestatud või kinnitatud dokumenti, kuid seda saab teha teine notar.

Avalik dokument tuleb apostillida riigis, kus see on välja antud.

Esmalt tuleks kontrollida, kas dokumendi tunnustamiseks välisriigis on vaja dokument kinnitada apostilliga. Apostilliga kinnitatud dokumente saab kasutada riikides, kes on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga. Riikide nimekiri on veebilehel. Kui dokument on apostilliga kinnitatud, siis tunnustatakse selle ehtsust kõigis teistes konventsiooniosalistes riikides ilma muude lisaformaalsusteta. 

Vandetõlk osutab kutsetegevusena ametlikku dokumentide tõlkimise teenust. Vandetõlgi tõlkega võtab vandetõlk vastutuse tõlke õigsuse eest. Kõiki dokumente, mille tõlge peab välisriigi või Eesti õigusakti kohaselt olema ametlik või kinnitatud, tõlgivad Eestis üksnes vandetõlgid

Dokumendi ametlikuks tõlkimiseks tuleb pöörduda vandetõlgi poole. Vandetõlk on isik, kes osutab kutsetegevusena ametlikku dokumentide tõlkimise teenust ja täidab seaduses sätestatud juhtudel muid tõlkimisega seotud ülesandeid. Vandetõlgi kvalifikatsioon on riigi poolt kontrollitud. Vandetõlkide kontaktandmed saab leida Justiitsministeeriumi veebilehelt.

Notar kinnitab allkirja õigsust siis, kui allkiri on antud notari juuresolekul või kui allkiri on omaks võetud notari juuresolekul, mille kinnitamiseks on allkirja andja notari juuresolekul vastava märkuse omakäeliselt allkirjastanud. Allkirja õigsuse kinnitamiseks teeb notar notariaalmärke. Notar ei kontrolli üldjuhul selle dokumendi sisu, mille allkirja ta kinnitab.

Allkirja õigsuse kinnitamiseks tuleb pöörduda notari poole. Notarite kontaktandmed saab leida Notarite Koja veebilehelt.

Allkirja õigsuse kinnitamise pädevus on ka vangladirektoritel, kes kinnitavad vangistuses ja eelvangistuses viibivate isikute allkirja õigsust.