Legaliseeritakse ainult originaaldokumenti, selle notariaalselt või ametlikult kinnitatud ärakirja, väljavõtet või väljatrükki, millel on sellele dokumendile allakirjutanud ametiisiku originaalallkiri, ees- ja perekonnanimi, ametikoht ning dokumendi väljaandnud asutuse originaalpitser.

Avaliku dokumendi kasutamiseks välisriigis, mis ei ole ühinenud Haagi apostillikonventsiooniga ning millega Eesti ei ole sõlminud dokumentide tunnustamist lihtsustavat lepingut, tuleb dokument üldjuhul legaliseerida. Legaliseerimine on apostilliga võrreldes keerukam menetlus. Selle käigus kinnitatakse dokumendile alla kirjutanud ametiisiku või notari allkirja ja ametiseisundi ehtsus. Tavaliselt legaliseeritakse dokument esmalt Eestis ning seejärel kinnitab selle kasutamise sihtriigi pädev asutus (näiteks saatkond, konsulaat või välisministeerium).

Apostillimisele ei kuulu:

1. avalik dokument, mida soovitakse kasutada riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu: Leedu, Läti, Poola, Ukraina.

Tuleb arvestada, et ühe riigi dokumendi teises riigis kasutamiseks võib olla peale apostillimise nõude ka lisatingimusi. Igas riigis kehtivad omad reeglid näiteks keelte kasutamise suhtes. Kui Eestis kinnitatakse siin väljaantud eestikeelne dokument apostilliga, siis on see küll näiteks Türgi asutustele tõenduseks dokumendi ehtsuse kohta, kuid ilmselt sellest ei piisa – vaja läheb ka dokumendi tõlget.

Seepärast tuleks üldjuhul apostillitud dokumendile lisada ka kinnitatud tõlge vastava välisriigi poolt aktsepteeritud keelde. 

Enne dokumendi apostillimise taotlemist on soovitatav välja selgitada, kas välisriigi asutus aktsepteerib ainult apostillitava dokumendi originaali või piisab ka ärakirjast. Üldjuhul kinnitatakse apostilliga dokumendi originaal, eriti ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul (nt abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis vm) kinnitatakse apostilliga vaid originaaldokument.

Dokumendi apostilliga kinnitamiseks tuleb notarile esitada isiklikult või posti teel kirjalik taotlus ja apostillimist vajav dokument. Notar väljastab apostillitud dokumendi viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. Taotlus võetakse menetlusse, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument. Kui taotleja soovib apostillitud dokumendi tagasisaatmist postiga, edastatakse see koos lisadega tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil. 

Pädevad institutsioonid sõltuvad konkreetsest õigusvaldkonnast ja vaidluse esemest. Üldjuhul võivad selleks olla kohus, vastavat valdkonda reguleeriv järelevalveasutus või muu seadusega määratud haldusorgan. Konkreetse juhtumi asjaolude põhjal saab täpsustada, milline institutsioon on antud küsimuses pädev menetlema või otsust langetama.

Esmalt tuleks kontrollida, kas dokumendi tunnustamiseks välisriigis on vaja dokument kinnitada apostilliga. Apostilliga kinnitatud dokumente saab kasutada riikides, kes on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga. Riikide nimekiri on veebilehel. Kui dokument on apostilliga kinnitatud, siis tunnustatakse selle ehtsust kõigis teistes konventsiooniosalistes riikides ilma muude lisaformaalsusteta. 

Õiguslikus tähenduses on avalik dokument dokument, mis on mõeldud avalikuks kasutamiseks või millele on üldsusel õigus ligi pääseda.

Sõltuvalt kontekstist võib mõiste tähendada erinevaid asju:

Vandetõlk osutab kutsetegevusena ametlikku dokumentide tõlkimise teenust. Vandetõlgi tõlkega võtab vandetõlk vastutuse tõlke õigsuse eest. Kõiki dokumente, mille tõlge peab välisriigi või Eesti õigusakti kohaselt olema ametlik või kinnitatud, tõlgivad Eestis üksnes vandetõlgid