Dokumendi ametlikuks tõlkimiseks tuleb pöörduda vandetõlgi poole. Vandetõlk on isik, kes osutab kutsetegevusena ametlikku dokumentide tõlkimise teenust ja täidab seaduses sätestatud juhtudel muid tõlkimisega seotud ülesandeid. Vandetõlgi kvalifikatsioon on riigi poolt kontrollitud. Vandetõlkide kontaktandmed saab leida Justiitsministeeriumi veebilehelt.

Ärakirja õigsuse kinnitamine on toiming, mille käigus pädev isik või asutus kinnitab, et ärakiri, koopia või väljatrükk vastab sisult täielikult talle esitatud originaaldokumendile.

Ärakirja õigsuse kinnitamisel ei kontrollita dokumendis sisalduvate andmete õigsust ega dokumendi sisu seaduslikkust. Kinnitatakse üksnes, et koopia on originaaldokumendi täpne reproduktsioon.

Eestis võib ärakirja õigsust kinnitada näiteks notar või seaduses sätestatud juhtudel muu pädev asutus.

Eestis on dokumendi ärakirja õigsuse kinnitamiseks üldjuhul pädev notar. Notar võrdleb ärakirja või koopiat talle esitatud originaaldokumendiga ning kinnitab, et ärakiri vastab originaalile. Lisaks notarile võivad seaduses sätestatud juhtudel ärakirja õigsust kinnitada ka teised pädevad asutused või ametiisikud. Näiteks võib dokumenti väljastanud asutus väljastada dokumendist ametlikult kinnitatud ärakirja või väljatrüki oma pädevuse piires.

Notar kinnitab allkirja õigsuse siis, kui isik kirjutab dokumendile alla notari juuresolekul või tunnistab notarile, et dokumendil olev allkiri on tema antud. Enne allkirja õigsuse kinnitamist tuvastab notar allkirjastaja isiku ning kontrollib tema teovõimet ja esindusõigust, kui isik tegutseb teise isiku või juriidilise isiku nimel.

Allkirja õigsuse kinnitamine tähendab, et pädev isik kinnitab, et dokument on tema juuresolekul allkirjastatud või et allkirjastaja on talle kuuluvat allkirja omaks tunnistanud.

Notaril on õigus kinnitada notariaalmärkega mingi asjaolu olemasolu või selle puudumist. Lisaks allkirja õigsusele saab notar kinnitada näiteks dokumendi esitamise aja kindlakstegemist, avaliku registri andmeid ja väljatrüki õigsust, isiku elusolekut ja teatud kohas viibimist, avalduse ja teate edastamist. Loetelu pole ammendav, see tähendab, et notaril on õigus kinnitada ka kõiki teisi lihtsaid asjaolusid.