Notaril on õigus kinnitada notariaalmärkega mingi asjaolu olemasolu või selle puudumist. Lisaks allkirja õigsusele saab notar kinnitada näiteks dokumendi esitamise aja kindlakstegemist, avaliku registri andmeid ja väljatrüki õigsust, isiku elusolekut ja teatud kohas viibimist, avalduse ja teate edastamist. Loetelu pole ammendav, see tähendab, et notaril on õigus kinnitada ka kõiki teisi lihtsaid asjaolusid.

Dokumendi ärakirja õigsuse kinnitamisega kinnitatakse, et ärakiri vastab algsele dokumendile. Dokumendi ärakirja kinnitamisel tuvastatakse, kas dokument on originaal, algärakiri, kinnitatud või kinnitamata ärakiri, ning ärakirja õigsuse kinnitaja viitab sellele asjaolule kinnitusmärkes.

Dokumendi ärakirja õigsuse kinnitamise pädevus on notaritel, aga ka vandetõlkidel ja valla- ning linnasekretäridel. Need isikud võivad kinnitada ükskõik mis dokumendi ärakirja õigsust. Vandetõlk kinnitab vajaduse korral tõlgitava dokumendi ärakirja õigsust. Teised ametiasutused võivad kinnitada ainult enda väljastatud dokumentide ärakirja õigsust.

Dokument, mida soovitakse kasutada välisriikides, millega Eesti on sõlminud õigusabilepingu, ei kuulu apostilliga kinnitamisele. Õigusabilepingud on Eestil sõlmitud Läti, Leedu, Poola, Ukraina ja Venemaaga. Õigusabilepingud saab leida järgmiste linkide kaudu: 
Leedu, Läti - https://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13099214&replstring=3

Tuleb arvestada, et ühe riigi dokumendi teises riigis kasutamiseks võib olla peale apostillimise nõude ka lisatingimusi. Igas riigis kehtivad omad reeglid näiteks keelte kasutamise suhtes. Kui Eestis kinnitatakse siin väljaantud eestikeelne dokument apostilliga, siis on see küll näiteks Türgi asutustele tõenduseks dokumendi ehtsuse kohta, kuid ilmselt sellest ei piisa – vaja läheb ka dokumendi tõlget.

Seepärast tuleks üldjuhul apostillitud dokumendile lisada ka kinnitatud tõlge vastava välisriigi poolt aktsepteeritud keelde. 

Avalik ehk ametlik dokument on ametiasutuse või ametiisiku väljaantud dokument. Avalik dokument on :

• haldusdokument (diplom, tunnistus, tõend, õiend, teatis vms);
• kohtu või kohtuga seotud ametiasutuse väljastatud dokument (kohtuotsuse ärakiri, väljavõte registrist, kohtutäituri dokument vms); 
• notari või vandetõlgi dokument.

Kõik muud dokumendid on eradokumendid. Siiski on võimalik eradokumendi ja avaliku dokumendi põimumine – kui näiteks eradokumendile teeb notar märke ärakirja. Allkirja õigsuse kinnitamiseks või vandetõlk teostab tõlke.