Kuidas toimub apostilliga kinnitamine?

Esmalt tuleks kontrollida, kas dokumendi tunnustamiseks välisriigis on vaja dokument kinnitada apostilliga. Apostilliga kinnitatud dokumente saab kasutada riikides, kes on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga. Riikide nimekiri on veebilehel. Kui dokument on apostilliga kinnitatud, siis tunnustatakse selle ehtsust kõigis teistes konventsiooniosalistes riikides ilma muude lisaformaalsusteta. 

Mitmel juhul ei ole apostilliga kinnitamine siiski vajalik:

Venemaa, Ukraina, Poola, Läti ja Leedu tunnustatakse ilma formaalsusteta.

Alates 19. septembrist 2013 ei vaja Eesti avalik dokument Prantsusmaal, Belgias, Taanis, Itaalias ja Iirimaal täiendavat apostilliga kinnitamist. Samuti tunnustatakse nendes riikides välja antud dokumente Eestis ilma täiendavate formaalsusteta. Nimetatu kehtib ka varasemalt välja antud avalikele dokumentidele.

Austria, Küprose, Tšehhi, Prantsusmaa, Saksamaa, Kreeka, Iirimaa, Itaalia, Liechtensteini, Luxembourgi, Moldova, Hollandi, Norra, Poola, Portugali, Hispaania, Rootsi, Šveitsi, Türgi, Suurbritannia diplomaatiliste esindajate ja konsulaarametnike väljastatud dokumente tunnustatakse ilma formaalsusteta.

Seoses uue Euroopa määruse jõustumisega ei vaja alates 16. veebruarist 2019 enam mitmed avalikud dokumendid teistesse Euroopa Liidu riikidesse esitamisel apostilli.

Tänu uue Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2016/1191 jõustumisele ei ole enam teise Euroopa Liidu riiki esitamisel tarvis apostilliga kinnitada dokumente, mis tõendavad järgnevaid asjaolusid:

1) sünd;

2) elusolek;

3) surm;

4) nimi;

5) abielu, sealhulgas abieluvõime ja perekonnaseis;

6) abielulahutus, lahuselu või abielu kehtetuks tunnistamine;

7) vanemlus;

8) lapsendamine;

9) alaline asukoht ja/või elukoht;

10) kodakondsus;

11) karistusregistrikande puudumine.

Apostillimisest on vabastatud ka perekonnaseisuaktide väljavõtted riikides, mis on liitunud perekonnaseisuaktide mitmekeelsete väljavõtete väljastamise konventsiooniga. Selle konventsiooniga on liitunud lisaks Euroopa Liidu liikmesriikidele veel Bosnia, Makedoonia, Moldova, Montenegro, Serbia, Šveits ja Türgi.

Ilma täiendavate formaalsusteta tunnustatakse Eestis Soome rahvastikuregistri väljavõtteid ja abieluvõime tõendeid.