Enne dokumendi apostillimise taotlemist on soovitatav välja selgitada, kas välisriigi asutus aktsepteerib ainult apostillitava dokumendi originaali või piisab ka ärakirjast. Üldjuhul kinnitatakse apostilliga dokumendi originaal, eriti ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendi puhul (nt abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis vm) kinnitatakse apostilliga vaid originaaldokument.

Dokumendi apostilliga kinnitamiseks tuleb notarile esitada isiklikult või posti teel kirjalik taotlus ja apostillimist vajav dokument. Notar väljastab apostillitud dokumendi viie tööpäeva jooksul taotluse menetlusse võtmise päevast arvates. Taotlus võetakse menetlusse, kui sellele on lisatud apostillimist vajav dokument. Kui taotleja soovib apostillitud dokumendi tagasisaatmist postiga, edastatakse see koos lisadega tähtkirjaga taotluses märgitud aadressil. 

Pädevad institutsioonid sõltuvad konkreetsest õigusvaldkonnast ja vaidluse esemest. Üldjuhul võivad selleks olla kohus, vastavat valdkonda reguleeriv järelevalveasutus või muu seadusega määratud haldusorgan. Konkreetse juhtumi asjaolude põhjal saab täpsustada, milline institutsioon on antud küsimuses pädev menetlema või otsust langetama.

Esmalt tuleks kontrollida, kas dokumendi tunnustamiseks välisriigis on vaja dokument kinnitada apostilliga. Apostilliga kinnitatud dokumente saab kasutada riikides, kes on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga. Riikide nimekiri on veebilehel. Kui dokument on apostilliga kinnitatud, siis tunnustatakse selle ehtsust kõigis teistes konventsiooniosalistes riikides ilma muude lisaformaalsusteta. 

Õiguslikus tähenduses on avalik dokument dokument, mis on mõeldud avalikuks kasutamiseks või millele on üldsusel õigus ligi pääseda.

Sõltuvalt kontekstist võib mõiste tähendada erinevaid asju:

Vandetõlk osutab kutsetegevusena ametlikku dokumentide tõlkimise teenust. Vandetõlgi tõlkega võtab vandetõlk vastutuse tõlke õigsuse eest. Kõiki dokumente, mille tõlge peab välisriigi või Eesti õigusakti kohaselt olema ametlik või kinnitatud, tõlgivad Eestis üksnes vandetõlgid

Dokumendi ametlikuks tõlkimiseks tuleb pöörduda vandetõlgi poole. Vandetõlk on isik, kes osutab kutsetegevusena ametlikku dokumentide tõlkimise teenust ja täidab seaduses sätestatud juhtudel muid tõlkimisega seotud ülesandeid. Vandetõlgi kvalifikatsioon on riigi poolt kontrollitud. Vandetõlkide kontaktandmed saab leida Justiitsministeeriumi veebilehelt.

Ärakirja õigsuse kinnitamine on toiming, mille käigus pädev isik või asutus kinnitab, et ärakiri, koopia või väljatrükk vastab sisult täielikult talle esitatud originaaldokumendile.

Ärakirja õigsuse kinnitamisel ei kontrollita dokumendis sisalduvate andmete õigsust ega dokumendi sisu seaduslikkust. Kinnitatakse üksnes, et koopia on originaaldokumendi täpne reproduktsioon.

Eestis võib ärakirja õigsust kinnitada näiteks notar või seaduses sätestatud juhtudel muu pädev asutus.

Eestis on dokumendi ärakirja õigsuse kinnitamiseks üldjuhul pädev notar. Notar võrdleb ärakirja või koopiat talle esitatud originaaldokumendiga ning kinnitab, et ärakiri vastab originaalile. Lisaks notarile võivad seaduses sätestatud juhtudel ärakirja õigsust kinnitada ka teised pädevad asutused või ametiisikud. Näiteks võib dokumenti väljastanud asutus väljastada dokumendist ametlikult kinnitatud ärakirja või väljatrüki oma pädevuse piires.

Notar kinnitab allkirja õigsuse siis, kui isik kirjutab dokumendile alla notari juuresolekul või tunnistab notarile, et dokumendil olev allkiri on tema antud. Enne allkirja õigsuse kinnitamist tuvastab notar allkirjastaja isiku ning kontrollib tema teovõimet ja esindusõigust, kui isik tegutseb teise isiku või juriidilise isiku nimel.