Milliseid dokumente ei saa legaliseerida?
Legaliseerida saab üksnes dokumente, mille päritolu ja ehtsust on võimalik kontrollida. Seetõttu ei saa legaliseerida dokumente, mille puhul puudub võimalus tuvastada dokumendi väljaandjat, allkirjastajat või allkirja ehtsust.
Üldjuhul ei saa legaliseerida näiteks:
- dokumente, mis ei ole avalikud dokumendid ega notariaalselt tõestatud või kinnitatud dokumendid;
- dokumente, mille allkirjastaja või tema ametiseisund ei ole tuvastatav;
- dokumente, millel puuduvad vajalikud allkirjad, pitsatid või muud autentimist võimaldavad tunnused;
- rikutud, loetamatuid või muudetud dokumente, mille ehtsust ei ole võimalik kontrollida;
- lihtsaid koopiaid, mille vastavust originaalile ei ole pädev isik või asutus kinnitanud;
- dokumente, mille sisu või vorm ei vasta õigusaktides sätestatud nõuetele.
Lisaks võivad eri riigid kehtestada täiendavaid nõudeid dokumentidele, mida nad legaliseerimiseks või kasutamiseks aktsepteerivad. Kui ei ole selge, kas konkreetset dokumenti saab legaliseerida, on soovitatav pöörduda Eesti Välisministeeriumi või dokumendi väljastanud asutuse poole.
Praktilisest vaatenurgast on kõige sagedasemad probleemid:
- vana dokument, mille allkirjastajat ei ole enam võimalik tuvastada;
- kinnitamata koopia;
- kahjustatud või parandustega dokument;
- eraisiku koostatud dokument, mille allkiri ei ole notariaalselt kinnitatud.
Sellistel juhtudel tuleb sageli esmalt hankida uus ametlik dokument või notariaalselt kinnitatud ärakiri ning alles seejärel saab alustada legaliseerimismenetlust.