Mida peab tegema avaliku dokumendi kasutamiseks välismaal?

Avaliku dokumendi kasutamiseks välismaal on vaja tõendada nende ehtsust. Selleks tuleb dokument kas apostilliga kinnitada, legaliseerida või kehtib Eesti ja välisriigi vahel õigusabileping, sõltuvalt sellest, millises välisriigis seda kasutada tahetakse. On kolm võimalust: 

1. Dokument kinnitatakse apostilliga – kui kasutatakse riigis, mis on ühinenud välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise Haagi konventsiooniga.
2. Dokument legaliseeritakse – kui kasutatakse riigis, mis ei ole konventsiooniosaline ja kellega Eestil ei ole sõlmitud õigusabilepingut. 
3. Dokumenti ei kinnitata apostilliga ega legaliseerita – kui kasutakse riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu.
4. Alates 19. septembrist 2013 ei vaja Eesti avalik dokument Prantsusmaal, Belgias, Taanis, Itaalias ja Iirimaal täiendavat apostilliga kinnitamist.
5. Soome Vabariigis ei nõuta enam Eesti Vabariigis välja antud perekonnaseisuandmete väljavõtete apostillimist. Sellisteks inglise keeles väljastatavateks väljavõteteks on sünnitõendi, surmatõendi, abielutõendi, abielulahutuse tõendi, abieluvõimetõendi, nimemuutuse tõendi ja rahvastikuregistri väljavõtted. Nimetatud väljavõtteid väljastavad Eestis kõik maavalitsused.

6. Seoses uue Euroopa määruse jõustumisega ei vaja alates 16. veebruarist 2019 enam mitmed avalikud dokumendid teistesse Euroopa Liidu riikidesse esitamisel apostilli.

   Tänu uue Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2016/1191 jõustumisele ei ole enam teise Euroopa Liidu riiki esitamisel tarvis apostilliga kinnitada dokumente, mis tõendavad järgnevaid asjaolusid:

   1) sünd;

   2) elusolek;

   3) surm;

   4) nimi;

   5) abielu, sealhulgas abieluvõime ja perekonnaseis;

   6) abielulahutus, lahuselu või abielu kehtetuks tunnistamine;

   7) vanemlus;

   8) lapsendamine;

   9) alaline asukoht ja/või elukoht;

   10) kodakondsus;

   11) karistusregistrikande puudumine.

   Apostillimisest on vabastatud ka perekonnaseisuaktide väljavõtted riikides, mis on liitunud perekonnaseisuaktide mitmekeelsete väljavõtete väljastamise konventsiooniga. Selle konventsiooniga on liitunud lisaks Euroopa Liidu liikmesriikidele veel Bosnia, Makedoonia, Moldova, Montenegro, Serbia, Šveits ja Türgi.

Eesti suhtes jõustus apostillikonventsioon 30. septembril 2001. Enne seda väljaantud dokumentide puhul tuleb arvestada, et:

• apostille tunnustatakse tagasiulatuvalt. Eesti asutusele võib esitada dokumendi, mis on välisriigis apostilliga kinnitatud enne 30. septembrit 2001, mil Eesti konventsiooniga ühines; 
• legaliseerimine käib kahe riigi asutuste kaudu. Kui välisriigis on dokumendile legaliseerimismärge tehtud enne 30. septembrit 2001, siis Eestisse esitamisel viib Välisministeerium legaliseerimise lõpule ka siis, kui dokument on välja antud konventsiooniosalises riigis. Samuti saab konventsiooniosalisse riiki anda legaliseerimiseks dokumente, millele Eestis on enne 30. septembrit 2001 legaliseerimismärge tehtud.