Üldkoosoleku protokollimine

Meil kirjutatakse ühistu koosoleku protokolle käsitsi mustandina kohapeal ja hiljem haldur koostab selle põhjal digitaalse versiooni. Mis saab sellest käsitsi kirjutatud protokollist ja kas ühistu liikmel on õigus nõuda seda hiljem näha, veendumaks, et digitaalset versiooni pole oma suva järgi muudetud?

Korteriomanike üldkoosoleku protokollimisele kohaldatakse lisaks korteriomandi- ja korteriühistuseaduses (KrtS) sätestatule mittetulundusühingute seaduse (MTÜS) sätteid (KrtS § 20 lg 1). Üldkoosolek protokollitakse (MTÜS § 21 lg 6). Protokolli kantakse:

1. Üldkoosoleku toimumise aeg ja koht (MTÜS § 21 lg 6).
2. Liikmete arv (MTÜS § 21 lg 6).
3. Üldkoosoleku päevakord (MTÜS § 21 lg 6).
4. Hääletustulemused ja vastuvõetud otsused (MTÜS § 21 lg 6).
5. Muud üldkoosolekul tähtsust omavad asjaolud (MTÜS § 21 lg 6).
6. Üldkoosoleku otsuse suhtes eriarvamusele jäänud liikme nõudel tema eriarvamuse sisu (MTÜS § 21 lg 6).

Protokollile kirjutavad alla üldkoosoleku juhataja ja protokollija. Eriarvamusele kirjutab alla selle esitanud isik (MTÜS § 21 lg 6).

Protokolli lahutamatuks lisaks on ärakirjad:

1. Üldkoosolekust osavõtnute nimekirjast (MTÜS § 21 lg 6).
2. Eriarvamustest (MTÜS § 21 lg 6).
3. Üldkoosolekule esitatud kirjalikest ettepanekutest ja avaldustest (MTÜS § 21 lg 6).

Pärast 14 päeva möödumist üldkoosoleku lõppemisest peab protokoll olema liikmetele kättesaadav.

Seega ei näe seadusandja ette koosoleku protokolli koosolekul koostamist ja vormistamist vaid protokollijal on õigus vormistada protokoll 14 päeva jooksul. Samas on protokollijal õigus teha koosolekul märkmeid, mille alusel hiljem protokoll koostatakse. Märkmete säilitamiseks ja liikmetele tutvustamiseks kohustust ei ole. Protokolli õigsust saavad koosolekul viibinud kontrollida valmis protokollist. Kui protokoll ei kajasta tegelikult vastuvõetud otsust, võib see viidata seaduse või põhikirja rikkumisele otsuse vastuvõtmisel, mis annab aluse otsuse kehtetuks tunnistamiseks vastavalt seaduse asjakohastele sätetele.