Для заверки документа апостилем следует представить нотариусу лично или по почте письменное ходатайство и требующий заверки апостилем документ. Нотариус выдаёт заверенный апостилем документ в течение пяти рабочих дней, считая от дня взятия ходатайства в производство. Ходатайство берётся в производство, если к нему приложен требующий заверки апостилем документ. Если ходатайствующий желает обратной отправки заверенного апостилем документа по почте, то он отсылается вместе с приложениями заказным письмом по указанному в ходатайстве адресу.

Право заверки апостилем принадлежит эстонским нотариусам. Нотариус не может заверять апостилем удостоверенный или заверенный им самим документ, однако это может сделать другой нотариус.

Публичный документ можно заверять апостилем в государстве, где он был выдан.

Вначале нужно проверить, необходимо ли для признания документа в иностранном государстве заверять документ апостилем. Заверенные апостилем документы можно использовать в государствах, которые присоединились к Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации публичного документа. Перечень государств приведён на веб-странице. Если документ заверен апостилем, то его подлинность признаётся во всех других участвующих в конвенции государствах без иных дополнительных формальностей.

В зависимости от контекста это понятие может иметь различные значения.

В значении Закона о публичной информации

Публичным документом является документ, составленный или полученный при выполнении публичной функции, в отношении которого не установлено ограничение доступа.

Например, распоряжения волостной или городской управы, судебные решения (в обезличенном виде), данные регистров, переписка государственных органов, если она не содержит охраняемой информации.

В гражданско-правовом значении

Присяжный переводчик оказывает услуги по переводу официальных документов в качестве профессиональной деятельности. При переводе присяжного перевода присяжный переводчик берет на себя ответственность за правильность перевода. Все документы, перевод которых должен быть официальным или заверенным согласно иностранному или эстонскому законодательству, в Эстонии переводят только присяжные переводчики.

Правильность перевода документов компетентны заверять присяжные переводчики. Присяжные переводчики,  являются носителями публично-правовой должности, квалификация которых проконтролирована государством. Заверка правильности перевода документа – их основная работа. Контактные данные присяжных переводчиков приведены на веб-странице Министерства юстиции.

Заверкой правильности копии документа подтверждается, что копия соответствует первоначальному документу. При заверке правильности копии документа устанавливается, является ли документ оригиналом, копией, заверенной или незаверенной копией, и заверитель правильности копии указывает на это обстоятельство в примечании к заверке.

Заверять верность копии документа компетентны нотариусы, а также присяжные переводчики, и волостные и городские секретари. Эти лица могут заверять правильность копии любого документа. Другие официальные учреждения могут заверять правильность копии только выданного ими самими документа.

Нотариус заверяет подлинность подписи тогда, когда подпись дана в присутствии нотариуса, или если подпись признана в присутствии нотариуса, для подтверждения которой, подписавший собственноручно подписал в присутствии нотариуса соответствующее примечание. Для заверки подлинности подписи нотариус делает нотариальные пометки. В общем случае, нотариус не проверяет содержание того документа, подпись которого он заверяет.

Для заверки подлинности подписи следует обратиться к нотариусу. Контактные данные нотариусов можно найти на веб-странице Нотариальной палаты.

Компетентность заверки подлинности подписи также имеется у директоров тюрем, которые заверяют подлинность подписи лиц, находящихся в заключении и в предварительном заключении.