Для использования публичного документа за рубежом необходимо подтвердить его подлинность. Для этого нужно заверить документ апостилем, легализовать или, возможно, между Эстонией и иностранным государством имеется договор о юридической помощи, в зависимости от того, в каком иностранном государстве желают его использовать. Существуют три возможности:

1) Документ заверяется апостилем – если используется в государстве, присоединившемся к Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов.

Документ, который планируется использовать в других иностранных государствах, с которыми Эстония заключила договор о юридической помощи, не подлежит заверке апостилем. Договоры о юридической помощи у Эстонии заключены с Латвией, Литвой. Польшей, Украиной. Договоры о юридической помощи можно найти, используя следующие ссылки:

Литва, Латвия – http://www.riigiteataja.ee/ert/act.jsp?id=13099214&replstring=3

Публичный документ не легализуют, если:
• выданный в иностранном государстве оригинальный документ не легализован согласно международному обычному праву;
• содержание публичного документа не соответствует действительности;
• согласно международному договору публичный документ действителен без какой-либо заверки;
• обстоятельства указывают на некомпетентное изменение первоначального содержания публичного документа;
• публичный документ повреждён;
• срочный публичный документ недействителен;

В случае необходимости (если иностранное государство требует) нужно приложить к легализованному документу заверенный перевод. Для перевода документа на иностранный язык надо обратиться к присяжному переводчику. Министерство иностранных дел услугу перевода не оказывает.

Легализация — это процедура, в ходе которой подтверждается подлинность подписи, печати или штампа на официальном документе, чтобы этот документ мог использоваться в иностранном государстве.

Как правило, легализация требуется в случаях, когда документ предполагается использовать в государстве, которое не присоединилось к Гаагской конвенции об апостиле и с которым у Эстонии отсутствует договор или иной упрощённый порядок признания документов.

Процедура легализации обычно включает несколько этапов:

Легализуются только оригинальные документы, их нотариально или официально заверенные копии, выписки или распечатки, на которых стоят оригинальная подпись подписавшего данный документ официального лица, должность и оригинальная печать выдавшего документ учреждения.

Для использования публичного документа в иностранном государстве, не присоединившемся к Гаагской конвенции, то есть где не действует заверка апостилем, и с которым Эстония не заключила договор о юридической помощи, документ нужно легализовать. Легализация – это более сложная процедура.

"Апостиль не является публичным документом,

• который предназначен для использования в стране, с которой Эстония заключила договор о правовой помощи

Вы можете найти договоры о юридической помощи по следующим ссылкам:

Литва, Латвия 

Украина

Польша

Следует учитывать, что для использования документа одного государства в другом государстве помимо требования заверки апостилем могут быть также дополнительные условия. В каждом государстве действуют свои правила, например, в отношении использования языков. Если в Эстонии изданный здесь документ заверяется апостилем, то это служит, например, в Турции доказательством подлинности документа, однако этого явно недостаточно – необходим также перевод документа.

Перед подачей ходатайства о заверке документа апостилем желательно выяснить, акцептирует ли учреждение иностранного государства только заверенный апостилем оригинал документа, или достаточно копии. Как правило, апостилем заверяется оригинал документа, особенно в предназначенных для разового использования документах (например, справка об отсутствии препятствующих вступлению в брак обстоятельств, извещение из регистра наказаний и др.) апостилем заверяется только оригинал.